Gestionnaire Administratif H/F - Etablissements Louis Mazet

Le Groupe Mazet est spcialis depuis 1923 dans le transport routier de marchandises. Nous sommes un groupe familial indpendant et comptons plus de 1300 collaborateurs dans toute la France.

Dans le cadre de son dveloppement, nous recrutons rgulirement du personnel.Rattaché(e) au service Achats, vous assurez le suivi des besoins liés à l'entretien et à la maintenance de nos bâtiments et infrastructures.

À ce titre, vous serez notamment chargé(e) de :

Principales missions

Gestion des contrats et contrôles réglementaires

Assurer le suivi des contrats de maintenance et de contrôle réglementaire des bâtiments.
Planifier et coordonner les interventions périodiques des organismes de contrôle
Veiller au respect des échéances contractuelles et réglementaires.
Réceptionner, analyser et archiver les rapports de contrôle et comptes rendus d'intervention.
Assurer le suivi des observations, réserves et non-conformités identifiées lors des contrôles.
Coordonner la mise en oeuvre des actions correctives avec les prestataires et les agences concernées.
Mettre à jour les tableaux de suivi et garantir la traçabilité des interventions réalisées.

Gestion des demandes et des interventions

Recueillir les besoins des agences du groupe.
Analyser, qualifier et prioriser les demandes d'intervention.
Assurer le suivi des opérations d'entretien, de maintenance et de réparation.
Veiller au respect des délais et à la qualité des prestations réalisées.

Gestion des prestataires et des achats

Rechercher et consulter les fournisseurs et prestataires.
Demander, analyser et comparer les devis.
Négocier les conditions tarifaires et les délais d'intervention.
Émettre et suivre les commandes.
Participer à l'optimisation des coûts.

Planification et coordination

Organiser et suivre le planning d'un agent technique itinérant.
Coordonner les interventions entre les agences, les prestataires et les équipes internes.
Assurer la bonne circulation des informations entre les différents interlocuteurs.

Suivi administratif et reporting

Mettre à jour les bases de données et tableaux de suivi.
Garantir la traçabilité des interventions et des dossiers.

Experience: Débutant accepté

Compétences: Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités des sièges sociaux

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.

• Gestion de l'emploi du temps
• SGBD
• Reporting
• Suivi des opérations
• Rapport d'inspection
• Compte-rendu
• Gestion des prestataires
• Réactivité
• Optimisation des coûts